在庫管理システムとは?機会損失を防ぐ優れた機能の種類と選び方

2021年8月23日

近年は、ECサイトの普及により、倉庫で在庫を管理している会社も多くなりました。製品の在庫は多くなるほど、管理コストがかかってしまいます。一方で、受注が増えても対応できるように、ある程度の余裕は必要です。検品・棚卸など、出荷作業など、在庫管理に付随する業務もあります。

こうした業務にリソースを圧迫されることも少なくありません。在庫管理システム(WMS:倉庫管理システム)を使えば、こうした負担を軽減できます。また、現在すでに物流業界では導入実績が多くなっています。こちらでは、在庫管理システムの機能やメリット・デメリット、最適なシステムの選び方について解説します。

在庫管理システムの主な機能

在庫管理システムには機能が豊富に搭載されており、活用方法次第で業務効率が大きく向上します。特に仕入先が複数ある場合や、注文量が安定せず在庫切れが多発している場合などは、多いに役立ちます。在庫管理システムの代表的な機能をご紹介します。

在庫一覧

製品の現在の在庫数を検索・確認できる機能が実装されています。特定の保管場所や製品ごとなど、条件を追加して調べることも可能です。ピッキングや集荷予定の製品リストを作成することもできます。特定の条件に合わせて表示を並べ替えることもでき、在庫状況の確認業務が効率的になります。

入出庫管理

入出庫する商品を検品して管理することができます。出荷する製品の検品もできるため、受発注業務の生産性を向上できるでしょう。入庫製品の品番や数量といった情報は、システムによって自動的に発行されるバーコードで管理します。倉庫内での場所を把握するロケーション管理も可能です。検品作業は専用の端末を使用して行うため、効率的です。

検品

入出荷の際には検品作業が必要です。伝票に記載された品目・数量といった入出荷状況との整合性を確認する検品作業は、ミスが発生しやすい傾向があります。通常は手作業で行うため、手間がかかってしまう点も課題です。在庫管理システムの検品は、専用の端末で行うため非常に効率的です。数量・品目など、帳票と異なる点があれば、自動で通知されます。

返品管理

出荷した商品が戻ってくる返品は、登録情報の修正が求められるなど現場が混乱しがちです。また、担当者によって対応にばらつきが生まれることもあります。立て続けに起こると、倉庫の状況が把握できなくなってしまうことも考えられるでしょう。

在庫管理システムには返品管理機能が搭載されています。データ修正は簡単な入力のみ完了するため、時間がかからず、ミスも軽減可能です。

棚卸

棚卸は、データ上の製品数量と実際の在庫が一致しているかチェックする作業であり、倉庫では必ず実施されます。通常は、実在庫を手作業で確認するため手間がかかります。在庫管理システムには棚卸機能が標準で実装されており、作業を大幅に効率化可能です。一斉棚卸や一部だけの棚卸など、条件を設定することもできます。

在庫分析

在庫管理システムには、入荷と出荷の状況が記録されています。こうした在庫状況は、グラフなど確認しやすい形式で表示されるため、在庫状況の「見える化」も可能です。

また、例年の出荷量と現在の在庫を比較し、データ分析することで、ある時点での入荷すべき数量(適正在庫)を割り出すこともできます。在庫管理で用いられることが多いABC分析を機能として搭載している在庫管理システムも少なくありません。

データ抽出

在庫管理システム上で管理しているデータは、必要に応じて抽出・加工できます。Excelのデータに変換したいときや、社内で配布する資料をに出力したいときなどに便利です。

マスター管理

マスター管理機能では、顧客情報や社員情報、製品情報などを管理できます。別途Excelなどに情報を入力する必要がないため、管理業務を効率化可能です。また、セキュリティを強固にし、厳重に管理すべきデータを多く取り扱います。

在庫管理システムを導入するメリット・デメリット

メリットの多さから、在庫管理システムは製造業をはじめとした多くの業種で導入されています。一方で、デメリットもあるため注意が必要です。以下では、在庫管理システムを導入するメリット・デメリットをご紹介します。

メリット

  • 情報の正確性が向上する

手書きで情報を管理する場合と比較し、転記ミスのなどのヒューマンエラーを防止できます。入力自体に時間がかからないため、情報更新スピードを向上することも可能です。激しい入出荷に対応できます。

  • コストダウンしやすい

在庫情報の更新は手入力ではなく、バーコードリーダーが搭載された専用のハンディターミナルで読み込む方式です。手間がかからず作業の効率化につながるため、作業時間を短縮できます。

  • 過剰在庫や欠品を防ぎやすい

在庫管理システムの分析機能を利用すれば、過去のデータをもとに需要の予測を立てられます。予測結果に基づき、一定の在庫数を切った場合にアラートを出すことも可能です。急な受注増による在庫の減少に気づきやすく、在庫不足を防ぐことができます。

デメリット

  • システム導入時に初期費用がかかる

システムそのもの以外にも、機器の購入・リース費用といった初期費用を負担しなければなりません。その他、専任の担当者の確保やメンテナンス費用が必要になる場合があります。

  • スムーズな運用に時間がかかる場合がある

在庫管理システムに限らず、新しいシステムを導入する際は、現場の作業者が慣れるまで時間や労力がかかります。また、現場だけではなく、問い合わせ対応などでシステム部門の負担が増えることも予想されます。システムが現場になじむまでは、作業効率が落ちてしまうケースがあることが注意点といえます。

在庫管理システムを選ぶポイント

在庫管理システムを選ぶ上で知っておいていただきたいポイントをご紹介します。

自社に必要な機能を明確にしておく

在庫管理システムの種類によって、使える機能は異なります。そのため、自社や現場に必要な機能をあらかじめ明確にしておくことが大切です。その上で、必要な機能を不足なく搭載しているシステムを選びます。また、一般的に多機能なシステムほど高コストになるため、無駄なコストをなくす上では不要な機能を明確にしておくことも重要です。

既存のシステムやツールなどと連携可能か調べておくと導入がスムーズです。また、入力に使う端末が限られている場合があるため確認しておきましょう。PCで利用できるシステムが一般的ですが、スマホ、タブレットなどで利用できるとさらに便利です。求める機能を適切な持つシステムがないときは、開発のアウトソーシングも選択肢に入れましょう。

システムのタイプで決める

在庫管理システムは大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分けられます。インターネット経由でサービスとして利用するのがクラウド型です。パソコンにダウンロードする必要がないため、スムーズに導入できます。クラウドサービスのなかでは、SaaS(Software as a Service)に分類されます。

クラウド型システムの特徴は作業場所を問わず、リアルタイムで在庫を管理・確認しやすいことです。また、一般的に月額料金制のものが多く、後述するオンプレミス型に比べて初期費用を抑えやすい傾向がありあます。ニーズが多い基本機能がパッケージされており、シンプルな仕様にまとまっているアプリが大半です。クラウド型のタイプは通常、期間限定の無料プランが提供されているため、まず現場に必要な機能が搭載されているか確認してください。

オンプレミス型は自社にサーバーを設けて開発するタイプであり、セキュリティを強化しやすい点やシステム連携の柔軟なカスタマイズを行いやすい点が特徴として挙げられます。
標準機能のほか、詳細な開発で機能群を充実させたい場合はクラウド型よりもこちらがおすすめです。しかし、幅広くカスタマイズできる自由度が高い反面、コストが多くかかる場合が多いです。

費用対効果を算出する

在庫管理の規模によって、システム導入時の業務量やコスト削減効果は変わります。事前にシミュレーションしておき、かけられる初期費用を算出しておくことが大切です。

そもそも、専用システムが必要か確認することをおすすめします。既存の基幹システムの在庫管理機能で足りる場合があるためです。業務の標準化として専用システムに合わせると、費用対効果が高くなります。

在庫管理システムで在庫データを一元管理

倉庫での業務効率化を実現する在庫管理システムの機能、導入のメリット・デメリットについてお伝えしました。在庫を抱えている企業で発生するさまざまな非効率な業務のソリューションとなるシステムです。

予期せぬ在庫不足や余剰在庫の増加といった課題を改善するため、導入することをおすすめします。新しく在庫管理システムを開発する場合は、開発コストがお得なYAZにお気軽にご相談ください。

この記事を書いた人

ITコラム部YAZ

YAZ ITコラム部

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